○塩谷広域行政組合死者情報の開示に関する要綱

令和7年9月12日

訓令第12号

(目的)

第1条 この要綱は、塩谷広域行政組合が保有する死者情報の開示に関し必要な事項を定めることにより、死者情報を適正に取り扱うことを目的とする。

(定義)

第2条 この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 実施機関 管理者、監査委員、議会及び消防長をいう。

(2) 死者情報 死者に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の死者を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の死者を識別することができることとなるものを含む。)をいう。

(3) 保有死者情報 実施機関が保有する死者情報をいう。ただし、行政文書(塩谷広域行政組合情報公開条例(平成18年塩谷広域行政組合条例第1号)第2条第2項に規定する行政文書をいう。以下同じ。)に記録されているものに限る。

(実施機関の責務)

第3条 実施機関は、遺族等の権利利益を侵害しないよう慎重に配慮して死者情報を取り扱わなければならない。

(開示請求権)

第4条 次に掲げる者(以下「開示対象者」という。)は、保有死者情報の開示を請求することができる。

(1) 当該死者の配偶者(婚姻の届出をしていないが、当該死者の死亡当時、事実上婚姻関係と同様の事情にあった者を含む。)又は2親等以内の血族である者

(2) 当該死者から相続を受けた者(前号に掲げる者を除く。)

(3) 当該死者の死に起因して、相続以外の原因により権利義務関係を取得した者(前2号に掲げる者を除く。)

2 未成年者又は成年被後見人である開示対象者の代理人(以下「法定代理人」という。)又は開示対象者の委任による代理人(以下「任意代理人」という。)は、開示対象者に代わって前項の規定による開示の請求をすることができる。

(開示請求の手続)

第5条 開示請求をしようとする者(以下「開示請求者」という。)は、当該保有死者情報を保有する実施機関に対し、保有死者情報開示請求書(別記様式第1号)を提出しなければならない。ただし、次に掲げる事項が全て記載された書類の提出があったときは、保有死者情報開示請求書の提出があったものとみなす。

(1) 開示請求者の氏名、住所及び電話番号

(2) 開示請求に係る保有死者情報が記録されている行政文書の名称その他の開示請求に係る保有死者情報を特定するに足りる事項

(3) 開示対象者と死者との関係

(4) 開示対象者の住所、氏名及び開示請求者と開示対象者の関係(法定代理人又は任意代理人が開示請求する場合に限る。)

(5) 求める開示の実施の方法

2 前項の場合において、開示請求者は、実施機関に対して、開示対象者であること等を示すために次に掲げる書類を提出しなければならない。ただし、第1号に掲げる書類は、提示することで提出したものとみなすことができる。

(1) 開示請求者本人であることを示すために必要な書類

(2) 当該死者が死亡していることを示すために必要な書類(次号から第5号に掲げる書類で満たす場合は、省略することができる。)

(3) 開示請求者が第4条第1項第1号に掲げる者であるときは、開示対象者と当該死者との関係を示すために必要な書類

(4) 開示請求者が第4条第1項第2号に掲げる者であるときは、開示対象者が当該死者から相続を受けていることを示すために必要な書類

(5) 開示請求者が第4条第1項第3号に掲げる者であるときは、開示対象者が当該死者から権利義務関係を取得していることを示すために必要な書類

(6) 法定代理人が開示請求を行うときは、開示対象者が第4条第1項各号のいずれかの者であることを示すために必要な前3号に掲げる書類及び開示対象者の法定代理人であることを示すために必要な書類

(7) 任意代理人が開示請求を行うときは、開示対象者が第4条第1項各号のいずれかの者であることを示すために必要な第3号から第5号までに掲げる書類及び開示対象者の任意代理人であることを示すために必要な書類

3 前項各号に規定する書類は、別表第1のとおりとし、開示対象者が任意代理人に委任する様式は、委任状(別記様式第2号)とする。

4 開示請求をした法定代理人は、当該開示請求に係る保有死者情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは、直ちに、書面により、その旨を当該開示請求した実施機関に届け出なければならない。

5 前項の規定による届出があったときは、当該開示請求は、取り下げられたものとみなす。

6 実施機関は、保有死者情報開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、開示請求者に対し、相当の期間を定めてその補正を求めることができる。この場合において、実施機関は、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

(保有死者情報の開示義務)

第6条 実施機関は、開示請求があったときは、開示請求に係る保有死者情報に次の各号に掲げる情報(以下「不開示情報」という。)のいずれかが含まれている場合を除き、開示請求者に対し、当該保有死者情報を開示しなければならない。

(1) 開示請求者(第4条第2項の規定により法定代理人又は任意代理人が開示対象者本人に代わって開示請求をする場合にあっては、当該開示対象者本人をいう。次号第3号第8条及び第13条において同じ。)の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報

(2) 開示請求者及び開示請求に係る死者以外の個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により開示請求者等以外の特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することにより、開示請求者等以外の特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)若しくは個人識別符号が含まれるもの又は開示請求者等以外の特定の個人を識別することはできないが、開示することにより、なお開示請求者等以外の個人の権利利益を害するおそれがあるもの。ただし、次に掲げる情報を除く。

 法令の規定により又は慣行として開示請求者が知ることができ、又は知ることが予定されている情報

 人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報

 当該個人が公務員等(個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第78条第1項第2号ハに規定する公務員等をいう。以下同じ。)である場合において、当該情報がその職務の遂行に係る情報であるときは、当該情報のうち、当該公務員等の職及び当該職務遂行の内容に係る部分

(3) 法人その他の団体(国、独立行政法人等(独立行政法人通則法(平成11年法律第103号)第2条第1項に規定する独立行政法人及び別表第1に掲げる法人をいう。以下同じ。)、地方公共団体、地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人をいう。以下同じ。)を除く。以下この号において「法人等」という。)に関する情報又は開示請求者以外の事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、次に掲げるもの。ただし、人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、開示することが必要であると認められる情報を除く。

 開示することにより、当該法人等又は当該個人の権利、競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがあるもの

 実施機関の要請を受けて、開示しないとの条件で任意に提供されたものであって、法人等又は個人における通例として開示しないこととされているものその他の当該条件を付することが当該情報の性質、当時の状況等に照らして合理的であると認められるもの

(4) 国、独立行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人の内部又は相互間における審議、検討又は協議に関する情報であって、開示することにより、率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ、不当に国民の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定の者に不当に利益を与え若しくは不利益を及ぼすおそれがあるもの

(5) 国、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人が行う事務又は事業に関する情報であって、開示することにより、次に掲げるおそれその他当該事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの

 国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれ

 犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれ

 監査、検査、取締り、試験又は租税の賦課若しくは徴収に係る事務に関し、正確な事実の把握を困難にするおそれ又は違法若しくは不当な行為を容易にし、若しくはその発見を困難にするおそれ

 契約、交渉又は争訟に係る事務に関し、国、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人の財産上の利益又は当事者としての地位を不当に害するおそれ

 調査研究に係る事務に関し、その公正かつ能率的な遂行を不当に害するおそれ

 人事管理に係る事務に関し、公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれ

 独立行政法人等、地方公共団体が経営する企業又は地方独立行政法人に係る事業に関し、その企業経営上の正当な利益を害するおそれ

(6) 法令又は条例(次号において「法令等」という。)の定めるところにより、又は実施機関が法律上従う義務を有する主務大臣その他国の機関の指示により、公にすることができないと認められる情報

(7) 関係市町(矢板市、さくら市、塩谷町及び高根沢町をいう。以下この号において同じ。)が法令等の規定又は地方自治法(昭和22年法律第67号)第245条の9第2項の規定による基準その他関係市町が法律上従う義務を有する国の機関の指示により、公にすることができないと認められる情報

(8) 個人情報の保護に関する法律第60条第3項に規定する行政機関等匿名加工情報(同条第4項に規定する行政機関等匿名加工情報ファイルを構成するものに限る。以下この号において「行政機関等匿名加工情報」という。)又は行政機関等匿名加工情報の作成に用いた同条第1項に規定する保有個人情報から削除した同法第2条第1項第1号に規定する記述等若しくは同条第2項に規定する個人識別符号

(部分開示)

第7条 実施機関は、開示請求に係る保有死者情報に不開示情報が含まれている場合において、不開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができるときは、開示請求者に対し、当該部分を除いた部分につき開示しなければならない。

(裁量的開示)

第8条 実施機関は、開示請求に係る保有死者情報に不開示情報が含まれている場合であっても、開示請求者の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、開示請求者に対し、当該保有死者情報を開示することができる。

(保有死者情報の存否に関する情報)

第9条 開示請求に対し、当該開示請求に係る保有死者情報が存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなるときは、実施機関は、当該保有死者情報の存否を明らかにしないで、当該開示請求を拒否することができる。

(開示請求に対する措置)

第10条 実施機関は、開示請求に係る保有死者情報の全部又は一部を開示するときは、その旨の決定をし、開示請求者に対し、その旨並びに開示をする日時及び場所を保有死者情報開示決定通知書(別記様式第3号)により通知しなければならない。

2 実施機関は、開示請求に係る保有死者情報の全部を開示しないとき(前条の規定により開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る保有死者情報を保有していないときを含む。)は、開示をしない旨の決定をし、開示請求者に対し、その旨を保有死者情報不開示決定通知書(別記様式第4号)により通知しなければならない。

(開示決定等の期限)

第11条 前条各項の決定(以下「開示決定等」という。)は、開示請求があった日から起算して30日以内にしなければならない。ただし、第5条第6項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

2 前項の規定にかかわらず、実施機関は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、実施機関は、開示請求者に対し、速やかに、延長後の期間及び延長の理由を保有死者情報開示決定等期限延長通知書(別記様式第5号)により通知しなければならない。

(開示決定等の期限の特例)

第12条 開示請求に係る保有死者情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から起算して60日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前条の規定にかかわらず、実施機関は、開示請求に係る保有死者情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をし、残りの保有死者情報については相当の期間内に開示決定等をすれば足りる。この場合において、実施機関は、同条第1項の期間内に、開示請求者に対し、次に掲げる事項を保有死者情報開示決定等期限特例延長通知書(別記様式第6号)により通知しなければならない。

(1) この条の規定を適用する旨及びその理由

(2) 残りの保有死者情報について開示決定等をする期限

(第三者に対する意見書提出の機会の付与等)

第13条 開示請求に係る保有死者情報に国、独立行政法人等、地方公共団体、地方独立行政法人及び開示請求者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が含まれているときは、実施機関は、開示決定等をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、次に掲げる事項を意見照会書(別記様式第7号)により通知し、意見書(別記様式第8号)を提出する機会を与えることができる。

(1) 当該第三者に係る情報の内容

(2) 開示請求の年月日

(3) 意見書を提出する場合の提出先及び提出期限

2 実施機関は、次の各号のいずれかに該当するときは、開示決定に先立ち、当該第三者に対し、前項各号に掲げる事項、次の各号のいずれかの適用の区分及び適用する理由を意見照会書により通知し、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

(1) 第三者に関する情報が記録されている保有死者情報を開示しようとする場合であって、当該情報が第6条第2号イ又は同条第3号ただし書に規定する情報に該当すると認められるとき。

(2) 第三者に関する情報が記録されている保有死者情報を第8条の規定により開示しようとするとき。

3 実施機関は、前2項の規定により意見書の提出の機会を与えられた第三者が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示決定をするときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、実施機関は、開示決定後直ちに、当該意見書を提出した第三者に対し、開示決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を開示等決定に係る通知書(別記様式第9号)により通知しなければならない。

(開示の実施)

第14条 保有死者情報の開示は、当該保有死者情報が文書又は図画に記録されているときは閲覧又は写しの交付により、電磁的記録に記録されているときは次の各号に掲げる電磁的記録の区分に応じ、当該各号に定める方法とする。ただし、実施機関が現に保有する機器で容易に対処することができるものに限る。

(1) 音声データ 次のいずれかの方法

 電子計算機その他の専用機器により再生したものの聴取

 光ディスクに複写したものの交付

(2) 映像データ(写真等を表示する画像データを含む。) 次のいずれかの方法

 電子計算機その他の専用機器により再生したものの視聴(写真等を表示する画像データにあっては、用紙に出力したものの閲覧を含む。)

 光ディスクに複写したもの(写真等を表示する画像データにあっては、用紙に出力したものを含む。)の交付

(3) 前2号に掲げるもの以外の電磁的記録 次のいずれかの方法

 用紙に出力したものの閲覧又は交付

 光ディスクに複写したものの交付

2 実施機関は、閲覧の方法による保有死者情報を開示する場合において、当該保有死者情報が記録されている文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、その写しにより開示を行うことができる。

(費用の負担)

第15条 前条の規定による写しの交付(開示される保有死者情報が電磁的記録に記録されている場合において、用紙に出力したものの交付又は光ディスクに複写したものの交付を含む。以下この条において同じ。)により保有死者情報の開示を受ける者は、当該写しの交付に要する費用を負担しなければならない。

2 前項の場合において、写しの交付を送付により受ける者は、当該写しの送付に要する費用を負担しなければならない。

3 前2項に規定する写しの交付及び送付に要する費用は、別表第2のとおりとする。

(委任)

第16条 この要綱に定めるもののほか、死者情報の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

この訓令は、令和7年10月1日から施行する。

別表第1(第5条関係)

区分

提示又は提出書類

開示請求者本人であることを示すために必要な書類

次のいずれかの書類

(1) 運転免許証

(2) 個人番号カード

(3) 健康保険の資格確認書

(4) 住民基本台帳カード(住所の記載があるものに限る。)

(5) 在留カード

(6) その他本人であることを示すものとして管理者が認める書類

当該死者が死亡していることを示すために必要な書類

次のいずれかの書類

(1) 戸籍全部事項証明書

(2) 除籍全部事項証明書

(3) 死亡診断書の写し

(4) 死体火葬許可証の写し

(5) 死体火葬許可発行済証明書

(6) 住民票(死亡の記載があるものに限る。)

(7) その他死亡していることを示すものとして管理者が認める書類

開示対象者と当該死者との関係を示すために必要な書類(婚姻の届出をしていないが、当該死者の死亡当時、事実上婚姻関係と同様の事情にあった者を除く。)

次のいずれかの書類

(1) 戸籍全部事項証明書

(2) その他死者との関係を示すものとして管理者が認める書類

開示対象者と当該死者との関係を示すために必要な書類(婚姻の届出をしていないが、当該死者の死亡当時、事実上婚姻関係と同様の事情にあった者に限る。)

次のいずれかの書類

(1) 住民票(続柄に未届の記載があるものに限る。)

(2) 遺族年金証書の写し

(3) その他死者との関係を示すものとして管理者が認める書類

開示対象者が当該死者から相続を受けていることを示すために必要な書類

次のいずれかの書類

(1) 法定相続情報一覧図の写し

(2) 公正証書による遺言書の写し

(3) 遺言書(前号に掲げるものを除く。)の写し及び検認済証明書又は遺言書情報証明書の写し

(4) 遺産分割協議書の写し及び協議者全員の印鑑登録証明書(印鑑登録証明書は、開示請求の前30日以内に作成されたものに限る。)

(5) その他死者から相続を受けていることを示すものとして管理者が認める書類

開示対象者が当該死者から権利義務関係を取得していることを示すために必要な書類

次のいずれかの書類

(1) 保険証券の写し(受取人に開示請求者が記載されているものに限る。)

(2) その他死者から権利義務関係を取得していることを示すものとして管理者が認める書類

開示対象者の法定代理人であることを示すために必要な書類(法定代理人が親権者の場合に限る。)

次のいずれかの書類

(1) 戸籍全部事項証明書(親権者であることが分かるものに限る。)

(2) 戸籍個人事項証明書(親権者であることが分かるものに限る。)

(3) その他親権者であることを示すものとして管理者が認める書類

開示対象者の法定代理人であることを示すために必要な書類(法定代理人が成年後見人の場合に限る。)

次のいずれかの書類

(1) 成年後見登記事項証明書

(2) 審判書及び登記番号通知書の写し

(3) 審判書及び審判の確定証明書

(4) その他成年後見人であることを示すものとして管理者が認める書類

開示対象者の任意代理人であることを示すために必要な書類

次のいずれかの書類

(1) 開示対象者からの委任状(開示対象者の実印が押印されているものに限る。)及び委任者の印鑑登録証明書(開示請求の前30日以内に作成されたものに限る。)

(2) 開示対象者からの委任状及び委任者本人に対し一に限り発行される次のいずれか書類の写し

ア 運転免許証

イ 個人番号カード

ウ その他委任者本人に対し一に限り発行されるものとして管理者が認める書類

別表第2(第15条関係)

種別

開示の実施方法

負担額

文書又は図画

複写機により用紙に複写したものの交付(A3判までの大きさのものの交付に限る。)

モノクロ複写1面につき10円

カラー複写1面につき50円

スキャナにより読み取ってできた電磁的記録を光ディスクに複写したものの交付

CD―R1枚につき100円に当該文書又は図画1枚ごとに10円を加えた額

DVD―R1枚につき120円に当該文書又は図画1枚ごとに10円を加えた額

電磁的記録

用紙に出力したものの交付(A3判までの大きさのものの交付に限る。)

モノクロ複写1面につき10円

カラー複写1面につき50円

光ディスクに複写したものの交付

CD―R1枚につき100円に開示請求に係る保有死者情報が記録されている行政文書1件(複数の行政文書が相互に密接な関連を有すると実施機関が認める場合は、当該複数の行政文書を1件の行政文書とみなす。以下同じ。)につき210円を加えた額

DVD―R1枚につき120円に行政文書1件につき210円を加えた額

写しの送付に要する費用

郵便法(昭和22年法律第165号)に基づく金額

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塩谷広域行政組合死者情報の開示に関する要綱

令和7年9月12日 訓令第12号

(令和7年10月1日施行)