○塩谷広域行政組合保有個人情報の適正な取扱いに関する管理規程
令和8年3月11日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第9条)
第3章 職員の責務(第10条)
第4章 保有個人情報の取扱い(第11条―第17条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第18条―第31条)
第6章 保有個人情報の提供(第32条)
第7章 業務の委託(第33条)
第8章 サイバーセキュリティに関する対策の基準(第34条)
第9章 情報漏えい等の事案が発生した場合等への対応(第35条・第36条)
第10章 監査及び点検の実施(第37条―第39条)
第11章 補則(第40条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)に規定する保有個人情報の適正な取扱い及び管理のために必要な措置を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程で使用する用語は、法において使用する用語の例による。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 保有個人情報の管理に関する事務を総括するため、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、事務局長の職にある者をもって充てる。
3 総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いを総括するとともに、次に掲げる事項を実施するものとする。
(1) 教育研修の実施計画の策定
(2) 保有個人情報の漏えい、滅失、毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事案発生時における指揮
(総括保護副管理者)
第4条 総括保護管理者を補佐する者として、総括保護副管理者を置く。
2 総括保護副管理者は、総務課長の職にある者をもって充てる。
(保護管理者)
第5条 課、署、室及び塩谷広域行政組合事務分掌規則(平成30年塩谷広域行政組合規則第1号)第10条に定める施設(以下「課等」という。)に保護管理者を置く。
2 保護管理者は、各課等の長をもって充てる。
3 保護管理者は、各課等における保有個人情報の管理に関する事務を掌理する。
(保護担当者)
第6条 各課等に保護担当者を置く。
2 保護担当者は、保護管理者が当該課等の職員から指名した者をもって充てる。
3 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課等における保有個人情報の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第7条 保有個人情報の管理状況を監査するため、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総務課長補佐の職にある者をもって充てる。ただし、総務課長補佐が不在であるときは、総務係長の職にある者をもって充てる。
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第8条 総括保護管理者又は総括保護副管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期又は随時に開催することができる。
(教育研修)
第9条 総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、その取扱いについて理解を深め、保有個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は、総括保護副管理者、保護管理者及び保護担当者等に対し、各課等の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を実施するものとする。
4 保護管理者は、各課等の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第3章 職員の責務
(職員の責務)
第10条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び条例等の定め並びに総括保護管理者、総括保護副管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を適正に取り扱わなければならない。
第4章 保有個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第11条 保護管理者は、保有個人情報にアクセス(保有個人情報に接する行為をいう。以下同じ。)する権限を有する職員の範囲及びその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に制限しなければならない。
2 保有個人情報にアクセスする権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセスする権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第12条 保護管理者は、次に掲げる行為について、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定するものとする。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) 前3号に掲げるもののほか、保有個人情報の適正な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
2 職員は、前項各号に掲げる行為について、保護管理者の指示に従わなければならない。
(誤りの訂正等)
第13条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理)
第14条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、情報漏えい等を防止するために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し又は持ち出す場合には、アクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
(誤送付等の防止)
第15条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付若しくは誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するために必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第16条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合は、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該保有個人情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2 職員は、保有個人情報の消去又は保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(2以上の段階にわたる委託を含む。)には、職員が消去若しくは廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去若しくは廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去又は廃棄が確実に行われていることを確認しなければならない。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第17条 保護管理者は、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。ただし、保護管理者は、次に掲げる保有個人情報については、台帳等を整備しないことができる。
(1) 職員若しくは職員であった者又はこれらに準ずる者(次号において「職員等」という。)に係る保有個人情報であって、専らその人事、給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの(職員の採用試験に関するものを含む。)
(2) 職員等の被扶養者や遺族等に係る保有個人情報であって、専らその福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの
(3) 1年未満の期間内に消去することとなる保有個人情報
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第18条 保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。第30条を除き、以下この章において同じ。)のアクセスを制御するために必要な措置を講じなければならない。
2 前項の場合において、保護管理者は、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第19条 保護管理者は、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、不適切なアクセスが行われないよう監視をしなければならない。
2 保護管理者は、前項の規定による記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、アクセス記録の定期的な分析等、アクセス制御の適切な運用を図るものとする。
(アクセス状況の監視)
第20条 保護管理者は、保有個人情報への不適切なアクセスの監視のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第21条 保護管理者は、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第22条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正なアクセスを防止するために必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第23条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第24条 職員は、保有個人情報について、一時的に加工その他の処理を行うため複製を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 保護管理者は、前項の消去を行った場合は、消去の実施状況を確認するものとする。
(暗号化)
第25条 保護管理者は、情報システムの暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、その処理する保有個人情報について、適切に暗号化を行うものとする。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第26条 保護管理者は、情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリその他記録機能を有する機器及び媒体の保有個人情報を取り扱う情報システム端末への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)を行うものとする。
(端末の限定)
第27条 保護管理者は、保有個人情報の処理を行う端末を限定するものとする。
2 職員は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(端末の盗難防止等)
第28条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(第三者の閲覧防止)
第29条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることを防止するために必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第30条 職員は、入力原票と入力内容との照合、処理前後の保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合を行うものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第31条 保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
第6章 保有個人情報の提供
(保有個人情報の提供)
第32条 保護管理者は、利用目的のために又は法第69条第2項第4号の規定により行政機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、利用目的のために又は法第69条第2項第4号の規定により行政機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、保有個人情報の提供を受ける者に対し、安全確保の措置を要求し、必要があると認めるときは、実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、利用目的のために又は法第69条第2項第3号の規定により他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
第7章 業務の委託
(業務の委託等)
第33条 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないように必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、契約書に次に掲げる事項を明記し、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、保有個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 保有個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 保有個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 保有個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 保有個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における保有個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された保有個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
(9) 前各号に掲げるもののほか、必要な事項
3 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲を委託する業務内容に照らして必要最小限としなければならない。
4 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託先の作業の管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、塩谷広域行政組合が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、定期又は随時に、委託先に報告書の提出を求め、その報告書を確認し、必要に応じて実地検査により確認するものとする。
6 保有個人情報を提供し、又は業務委託する場合には、情報漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第8章 サイバーセキュリティに関する対策の基準
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第34条 個人情報を取扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。
第9章 情報漏えい等の事案が発生した場合等への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第35条 職員は、情報漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合には、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる当該端末等の通信を遮断するなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行い、又は職員に行わせるものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護副管理者に報告するものとする。この場合において、消防本部及び消防署の保護管理者は、消防長にも併せて報告するものとする。
4 総括保護副管理者は、前項の規定による報告を受けた場合には、総括保護管理者に報告し、必要に応じ、委員会を開催する。
5 総括保護管理者は、当該事案の内容、経緯、被害状況等に応じて、その詳細を管理者に報告するものとする。
6 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、その内容を総括保護副管理者に報告するものとする。この場合において、消防本部及び消防署の保護管理者は、消防長にも併せて報告するものとする。
7 総括保護副管理者は、前項の報告を受けた場合には、総括保護管理者に報告し、かつ、各課等に当該措置を共有するものとする。
(公表等)
第36条 総括保護管理者は、保有個人情報の漏えい等が生じた場合であって、法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条の措置と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力するものとする。
2 総括保護管理者は、前項に規定する場合以外の場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への連絡等の措置を講ずるものとする。
第10章 監査及び点検の実施
(点検)
第38条 保護管理者は、課等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について点検を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第39条 総括保護管理者は、監査及び点検の結果を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第11章 補則
(委任)
第40条 この規程に定めるもののほか、実施のための手続その他必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、令和8年4月1日から施行する。